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04 搞定步骤之清空工作篮,建立事务清单
经过上一步的整理,我们面前肯定是摆满了待处理的事务清单,有紧急的、非紧急的、大的、小的,堆满了工作篮,我们接下来要做的,就是尽快的清空工作篮。
马克吐温曾经说过:在行动中保持领先的秘诀在于尽早开始行动。而尽早开始行动的秘诀在于,把复杂的大任务分解成易操作的小任务,然后立即实施其中第一项内容。所以接下来我们就是对这些事务进行分类分解整理。
在处理时我们需要参考几个原则,可以更快更有效的完成整理工作。第一,先处理工作篮最上面的事情,依次处理;第二,一次只处理一件事;第三,永远不要把事务再次放回工作篮。
记住这几个原则后,我们开始着手整理,从篮子最上面开始,一件件整理:
第一步:我们先按事务处理的时长进行分类,可以分为2分钟可以处理完的,和2分钟处理不完的。对于2分钟可以处理完的事务,我们整理成一个立即执行清单,比如要跟客户打电话回访,比如要买一本很久前就想买的书籍等等。
第二步:对于2分钟处理不完的事务,我们继续进行分类,分为必须我们自己完成和可以委托他人的。如果可以委托他人,我们就列出一个委托任务清单。
第三步:对于必须自己完成的任务,再继续分类。一类是可以延期的,就把它放入后面的日程计划中,整理成计划清单;对于需要尽快完成的,分为一类,整理成紧急事务清单,等待制定下一步的行动计划。
根据上面的三步,我们来举个例子。比如说我们想去医院做个内科检查,首先需要打电话到医院去预约。打预约电话肯定属于2分钟之类的事情,我们列入电话清单。打完电话约好时间后将它立刻写入日程表计划清单,这样我们顺其自然的就完成了,也不容易遗漏。
05 搞定步骤之检查回顾,伺机行动
制定完计划,摆在我们面前的就是列满了一项项计划的清单,等待着我们去执行,在执行之前,我们需要对计划进行进一步的检查,那么要检查哪些内容呢?什么时候进行检查呢?
首先我们应该看的是我们的日程表,日程表也应该是我们最频繁查看的清单,在日程表里我们可以看到每天必须要执行的任务,而且是对时间有严格要求的任务。当我们检查完日程表,并对上面涉及的事情都进行了处理和安排之后,接下来就是检查对应当前情景的行动清单。例如,如果我们正在办公室中,就可以看一下电话清单、电脑工作清单,以及其他办公室猪桌上的事务清单。
每天检查清单,是为了确保我们的清单的时效性。如果失去了时效性,清单也就没了存在的意义。大家想一下,假如我们的电话清单上却没有我们必须要打的电话,那我们肯定就不会相信这份清单了。
但是回顾只需要每周回顾一次即可,回顾的目的主要是定时更新我们的清单系统,确保完成的事情被清理掉,新增加的事情更新进去。每周回顾最重要的是在面对汹涌而来的事情,我们始终知道哪些是最重要和最紧急的,不会忙中出乱。
那么都需要回顾一些什么内容呢?回顾项目清单,评估目前所有的项目及目标、愿景;回顾下一步行动清单中有哪些已经完成的行动,可以标记为完成;回顾相关的检查清单是否有遗漏的,进行查漏补缺;回顾那些列入日程表的清单,哪些可以提上日程,开始计划行动了;回顾有哪些新的事务还没有加入清单的,需要加入清单了。
回顾工作的时候我们可以参考“六层次法”。六个层次就像我们的人生高度一样,最更层的是人生目标,也就是六楼视野;接下来是长期的展望,即五楼视野;然后是1-2年短期目标,属于四楼视野;再接着是我们自身关注的事务及我们的责任范围,也就是三楼视野;紧接着是我们当前的工作,属于三楼视野;最后是我们目前的行动,也就是地面视野。
因此除了每周回顾之外,我们还可以进行更高层次的每月回顾、每年回顾等。这个没有固定的时间范围,我们只需根据自己的生活和工作情况进行界定合适的范围,同样没有标准的,只有适合自己的。这个时间范围的界定只需遵循一个原则:那就是无论是生活还是工作,要让自己时刻都感觉清清楚楚,条理清晰就可以,什么时候感觉有点乱了,什么时候就可以回顾。
回顾工作完成后,接下来就是选择合适的时机行动了。什么是合适的时机呢?这里我们给大家推荐确定什么时间可以具体行动的“四标准法”。
首先是情境,情境是我们选择行动方案的第一要素,所以按照情境来选择行动清单,可以节省不少时间,也可以减少很多不必要的工作。比如我们在家里的时候,可以选择做家务、打电话、整理书柜、整理衣柜等一些需要在家里完成的工作;如果我们在办公室,就选择一些和办公室环境匹配的一些清单工作来执行。
其次是根据时间,空闲时间的长短是选择行动档案的第二要素。比如一些零碎的时间,我们可以处理那些花费时间比较短的行动,比如打电话、看新闻等。
第三要素是精力,我们可以列一份需要很小的精力就可以完成的小事清单随身携带,在我们劳累的旅途或者下班后的地铁上等比较必备的时候,来执行这些不耗费精力的行动。
第四要素是重要性,这个就是根据自己的感觉,选择你认为现在最重要的行动来执行,比如你现在饥肠辘辘,你觉得最重要的是吃饭补充能量,那就去吃饭。
经过了上面的这几步,我们现在已经头脑清晰,一身轻松,可以全身心的按照我们自己的清单去逐项完成,所有的事情都在我们的掌控之中有条不紊的进行着。但是刚开始的时候,我们往往会有一些不得要领,或者不能坚持,接下来的一节中,我们给大家提供三个关键原则,协助我们更高效的完成工作。
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