《搞定:无压工作的艺术》|1、学习时间管理,轻松高效的搞定工作生活

  夏小胖

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01 为什么要听这么书?学习时间管理,轻松高效的搞定工作生活
你是否经常被繁琐的事务缠身,头昏脑胀依然不得不打起精神处理眼前的一堆乱麻?你是否经常感到力不从心,面对上司新指派的工作无从下手,抓耳挠腮?你是否经常觉得时间不够用,工作永远做不完,没有时间健身,没有时间陪伴家人?你是否常常感到工作超出了自己的掌控范围,压力剧增,痛苦不堪?
这一切都是因为你的大脑里被塞了太多的东西,很难全身心投入到其中某一件事情当中。总是被各种各样的小事打断,工作效率越来越低,人也越来越烦躁。那些没有找到对应位置和恰当存在方式的事务,盘踞在我们的脑海中,成为悬而未决的问题,时不时的跳出来提醒我们,打断我们的思路。《搞定:无压工作的艺术》这本书,可以协助我们找到各个繁琐事务之间的平衡点,摆脱低效的手忙脚乱,走向高效的有条不紊。
这本书的作者是戴维·艾伦,美国戴维·艾伦有限公司的总裁,同时是一名行政管理培训专家和教育家。在提高工作效率方面,他是最具建树和影响力的思想家之一。
相信听完这本书,大家至少会明白以下三个问题:
第一:如何把许多杂乱无章的事情理顺?
第二:如何把一件复杂的事情简单化处理?
第三:如何用搞定五步法,提升工作效率?
02 横向管理的五个阶段
首先来问大家一个问题,我们平时处理事情的时候,有没有固定的步骤呢?可能很多人没有意识到,我们习以为常的处理事情的方法,一般都会经过5个阶段,也就是横向管理系统。
首先是收集引起我们注意的事务和信息;其次是理清每个事务的意义和相关措施;接着组织整理结果,提出下步计划;然后进行思考回顾,检查一切是否就绪;最后是选择行动。这些阶段构成了我们生活中的横向管理系统,也就是我们常常处理问题的基本流程。
我们举个例子,假如我们出差了一周回到家,家里又脏又乱,想要做顿饭吃,应该都做些什么工作呢?首先要确认哪些东西都是乱的,没有在固定位置,这就是收集;然后决定哪些要留下,哪些要扔掉,这是理清;然后把需要放置的东西归位,放进冰箱、抽屉或者扔进垃圾桶,这是整理;然后核对食谱,检查食材和厨具,这是回顾;最后点火放油,开始做饭,这就是行动。
这些步骤之间紧密相关,任何一步如果没有做好准备,都可能导致整个事务无法顺利的进行下去。虽然看起来比较容易,但是如果真的做起来,我们常常不知道如何下手,手忙脚乱。接下来我们对每个步骤进行简单的说明。
第一步是收集,那么我们到底应该收集些什么呢?其实收集就是寻找我们的一切未竟之事,那未竟之事又是什么呢?就是那些我们觉得需要做或者应该做但是没有做的事情。这些事情不论大小、轻重、缓急,只要是等待我们做的,就都是我们的收集目标。
第二步是整理,整理有什么规则呢?我们可以把所有的收集的事情分为两类,,需要采取下一步行动和不需要采取下一步行动的。对于不需要采取下一步行动的,大多都是一些备用资料,我们可以存在一个备用文件夹,方便以后查看。对于需要采取下一步行动的,我们确认是否2分钟可以完成,如果可以,则立即执行,如果不行,要么委托他人,要么按计划排期。
整理归类完之后,我们对于需要采取行动的事务,2分钟可以完成的,我们可以列成一个立即执行清单,比如要给某个客户打电话回访。对于需要排期的,列出下一步计划的行动清单,比如要约朋友吃饭,那么下一步的计划就是先联系朋友约时间和地点。
计划列好之后,我们需要再进行核对和检查,确保每一项事务都是可执行的,然后根据下步计划清单一一执行即可,直到所有的事务都处理完成。对于处理完成的事务,要及时的从收集工具中清除,并且保证所有的未竟之事都已经在工具中。
大多数的事务都可以通过横向管理来完成,但是有时候我们需要将目光聚焦到某一个项目上,也就是纵向管理。
03 纵向管理的五个阶段
横向管理是聚焦于我们生活工作中的大大小小的所有事务,而纵向管理就是对其中的某一个项目进行纵向扩展,从计划到行动的整个流程。研究表明,人的大脑在处理任何一件事务时,都要经历五个阶段:定义目标、展望结果、头脑风暴、组织整理、制定方案。
咱们先举个例子。我们周末想约朋友出去吃饭,这就是目标,有了这个想法时,我们大脑里肯定出现的是吃火锅还是吃西餐还是吃川菜,对每一种场景都进行了想象,这就是展望结果,接下来肯定会想我们应该几点出发?在什么地方吃?人会不会太多?等等,这就是头脑风暴。
当头脑风暴过后,我们大脑中会有很多想法,接下来就是对这些想法进行组织整理,比如打电话约朋友确定时间和地点,打电话预定餐厅的位置等,组织整理完成后,我们最终会形成一套完整的方案,几点出门在什么地点会和,直接去预定的餐馆进行就餐。
很多时候,我们拿到一项事务的时候,不管三七二十一先动手,以为这样就可以比别人快一点,但是其实不然,磨刀不误砍柴工。不管是吃一顿饭、做一个项目、做一个产品、做一个公司,事情不管大小,它所需要经历的阶段都是一样的。
首先我们要有目标,多问为什么,这个问题绝对不会影响我们做事的进度,反而会让我们更清楚自己要做什么。当目标足够清晰,那么对于预期结果我们也可以清楚的描述出来了,头脑风暴就是一个集思广益,对于大脑中的信息进行碰撞再加工的过程,这个过程可能会帮我们捕捉到更新颖独特的思路和想法。
头脑风暴过后,我们常常杂乱无章的记录了很多有用没用的信息,接下来就是对这些信息进行组织整理,留下有用的,摒弃无用的。最后根据整理的结果制定完整的行动方案,指引下一步行动。
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